كيفية جرد المخازن

جرد المخازن من أهم العمليات التي يحتاجها كل نشاط تجاري باستمرار لذلك برنامج البدر للمبيعات اليومية يوفر لك عملية عملية الجرد بدون أخطاء وبمنتهى الدقة والحصول على كافة التقارير الخاصة بعمليات الجرد سواء بالأسعار أو باستخدام الباركود وينبهك إذا وصل صنف إلى الحد الأدنى منه لتقوم بعملية شراء جديدة.

ما هو الجرد؟

الجرد هو عملية تحديد وتسجيل الكميات المتوفرة من المواد الخام أو المنتجات في المخازن، بالإضافة إلى تتبع الكميات المباعة والمتبقية، ويهدف الجرد إلى ضمان توافر مخزون كافٍ لتلبية الطلب وتجنب النقص، وكذلك للتحقق من دقة السجلات المالية والمحاسبية للشركة، وتُستخدم نتائج الجرد / كيفية جرد المخازن في اتخاذ القرارات المالية والتشغيلية، وتخطيط الإنتاج والمشتريات في الشركات والمؤسسات التجارية.

وهذا الإجراء ضروري لكافة أنواع المشاريع التجارية، بدءًا من المتاجر الصغيرة إلى الشركات الصناعية الكبيرة، وذلك لمعرفة كيفية جرد المخازن، حيث يتم تحديد توقيت الجرد وفقًا للمتطلبات التشغيلية والإدارية المحددة من قبل إدارة المشروع أو الشركة.

ما هي أهمية الجرد؟

جرد المخزون يهدف إلى استقاء كميات البضائع المتواجدة للبيع والمواد الخام المتاحة، وذلك لتقدير قيمة البضاعة المباعة والمخزون غير المباع بنهاية السنة المالية، وهو أمر يحدث تأثيرًا بارزًا على أرباح المؤسسات التجارية، وتتمثل أهمية جرد المخازن في:

• تحديد إجمالي الأرباح: يُسهم جرد المخازن في التعرف على قيمة إجمالية للأرباح المُحققة، وذلك عبر مقارنة حجم المبيعات بتكلفة البضائع المباعة.
• ضمان المركز المالي الدقيق: يُعزز جرد المخزون دقة الميزانية العمومية بتقدير قيمة المخزون النهائي، مما يحافظ على صورة صحيحة للمركز المالي للشركة.
• اكتشاف الاختلاس: يُساعد جرد المخزون في اكتشاف ومنع عمليات السرقة، وذلك بإجراء فحص دوري ومفاجئ للتحقق من البيانات المسجلة في الدفاتر ومطابقتها مع الموجود فعليًا.

أنواع جرد المخزون

قبل توضيح كيفية جرد المخازن، من الضروري أولاً أن نوضح أن أساليب جرد المخزون التي تنتهجها الشركات والمؤسسات التجارية تتنوع بشكل كبير، وتشمل هذه الأساليب:

1. الجرد المستمر: يتميز بتحديث مستمر لسجلات المخزون، حيث يتم تسجيل كل عملية شراء أو بيع للمواد في الوقت الفعلي، ويتيح هذا النوع من الجرد للإدارة فهمًا دقيقًا لقيمة المخزون في أي وقت.
2. الجرد الدوري: يتم إجراءه بانتظام وبنهاية فترة زمنية محددة أو عند إعداد قوائم المركز المالي للشركة، حيث يتم تحديث قيمة المخزون بشكل دوري بدلاً من تسجيل كل عملية فور حدوثها.
3. الجرد المفاجئ: يتم إجراؤه بشكل مفاجئ من قبل الإدارة، سواء لرصد عمليات السرقة أو التلاعب أو للتأكد من صلاحية المنتجات وتحديد التالف منها، ويتضمن أيضًا مطابقة البيانات المخزنية مع السجلات المحاسبية للتأكد من الدقة والموثوقية.

اقرأ أيضاً عن: الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة

طرق حساب جرد المخزون

في عالم الأعمال، يمثل جرد المخزون بوصلة أساسية تُرشدنا نحو اتخاذ قرارات استراتيجية فعالة، ونُقدم لكم اليوم رحلة غوص عميق في بحر طرق حساب جرد المخزون، لنسلط الضوء على أهمها:

1- أسلوب “الدخول أولاً يخرج أولاً” (FIFO)

مبدأ العمل: بيع أقدم السلع أولاً، مما يعكس الواقع العملي في العديد من المجالات.

المزايا:

• سهولة التطبيق.
• مناسبة للمنتجات القابلة للتلف.
• تحقيق أرباح أكبر في فترات التضخم.

العيوب:

• زيادة الضريبة المستحقة في فترات التضخم.
• عدم مراعاة التغيرات في قيمة السلع.

2- أسلوب “الدخول أخيراً يخرج أولاً” (LIFO)

مبدأ العمل: بيع أحدث السلع أولاً، مع الاحتفاظ بالسلع القديمة لفترة أطول.

المزايا:

• تقليل الضريبة المستحقة في فترات التضخم.
• حماية السلع من مخاطر التلف.

العيوب:

• صعوبة التطبيق في بعض الحالات.
• تراكم السلع القديمة وفقدان قيمتها.
• انخفاض الأرباح في فترات التضخم.

3- أسلوب التكلفة المتوسطة

مبدأ العمل: حساب تكلفة جميع السلع في المخزون بشكل موحد.

المزايا:

• سهولة التطبيق في حالة عدم إمكانية فصل السلع عن بعضها.
• ضمان دقة قياس التكلفة في بعض الحالات.

العيوب:

• عدم مراعاة التغيرات في قيمة السلع.
• صعوبة تطبيقها في بعض القطاعات.

كيفية اختيار طريقة جرد المخزون؟

يعتمد اختيار أسلوب حساب جرد المخزون على العديد من العوامل، مثل:

1. نوعية المنتجات.
2. طبيعة السوق.
3. توقعات التضخم.
4. الأهداف المالية للشركة. 

اعرف أكثر حول: افضل برنامج محاسبة

أفضل طريقة لجرد المخزون

ينبغي لإدارة الشركة اتخاذ القرار المناسب بشأن الطريقة المثلى لجرد المخزون، إذ يترتب على ذلك تأثيرات مباشرة على هامش الربح الصافي الذي تحققه الشركة، فاختيارك للطريقة المناسبة يؤدي إلى تغييرات كبيرة في تكاليف البضائع المباعة، وصافي الدخل، ورصيد المخزون النهائي.

كما يجب الانتباه إلى أن كل طريقة لها مزايا وعيوبها، فعلى سبيل المثال، إذا اعتمدت الشركة طريقة LIFO، فسينتج ذلك في ربح أقل نسبياً، نظراً لأن المواد الأخيرة المدخلة إلى المخزن عادة ما تكون أكثر تكلفة، بينما يضمن اعتماد طريقة FIFO تحقيق أقصى ربح ممكن، نظراً لأن العناصر القديمة في المخزن عادةً ما تكون ذات تكلفة أقل.

يُؤخذ في اعتبار اختيار الطريقة المثلى لجرد المخزون مجموعة من المعايير، فمثلاً:

• إذا كانت توقعاتك تشير إلى زيادة تكاليف المخزون، فمن المستحسن استخدام طريقة LIFO.
• وفي حالة كانت تكاليف المخزون منخفضة، فإن الاعتماد على طريقة FIFO يكون أكثر مناسبة.

ويجب على إدارة المشروع أو الشركة تحليل الإيجابيات والسلبيات المحتملة لكل طريقة، لتتمكن من اتخاذ القرار الأمثل بناءً على ظروفها واحتياجاتها.

سياسات جرد المخزون

تعد سياسة جرد المخزون بوصلة أساسية تُرشد الإدارة نحو اتخاذ قرارات استراتيجية فعالة، وتحسن كفاءة العمليات، وتعزز دقة البيانات المالية، وفيما يلي بعض القواعد الأساسية لسياسة جرد المخزون:

1- ضمان الحيادية والنزاهة

اختيار موظفين غير مسؤولين عن العهدة

• ضمان الشفافية ودقة المعلومات.
• تجنب أي تضارب في المصالح.
• تدريب فريق الجرد بشكل شامل:
• ضمان فهمهم لخطوات الجرد وأدواته.
• توحيد معايير التقييم والحساب.

2- تحديد نظام الجرد المناسب

اختيار نوع الجرد

• الجرد الدوري: مناسب للشركات ذات المخزون الكبير.
• الجرد المستمر: مناسب للشركات ذات المخزون المتحرك.

تحديد عدد مرات إجراء الجرد

• ضمان دقة البيانات المالية وتحديثها بانتظام.
• مراعاة طبيعة العمل واحتياجات الشركة.

3- توفير الأدوات اللازمة

تحديد معدات وأدوات الجرد

• توفير أدوات القياس والحساب المناسبة.
• استخدام تقنيات الجرد الحديثة (مثل تطبيقات الهاتف).

توفير بيئة عمل مناسبة

• ضمان سهولة الوصول إلى البضائع.
• توفير الإضاءة والتهوية المناسبة.

4- تحديد مستويات المخزون

تحديد الحد الأدنى والأقصى للمخزون

• تجنب نفاد المخزون أو تراكمه بشكل مبالغ فيه.
• ضمان استمرارية العمليات وتغطية الطلب.

تحديد الحد الآمن للمخزون

• تجنب مخاطر التلف أو التقادم.
• تحقيق التوازن بين تكاليف التخزين وفوائدها.

5- تخطيط ميزانية الجرد

تحديد ميزانية الجرد السنوية

• توقع تكاليف حفظ البضائع والإدارة والتشغيل.
• تخصيص ميزانية مناسبة لإجراءات الجرد.

يمكنك الاطلاع كذلك على:  افضل برنامج ادارة حسابات لنشاطك التجاري

ما هي فوائد جرد المخزون؟

هناك فوائد عديدة تنتج عن عملية جرد المخزون، حيث تُعزز هذه العملية قدرة الشركة على وضع خطط واستراتيجيات إدارة الأعمال بشكل أفضل، ويساهم جرد المخزون في:

• التدفق النقدي: يساعد جرد المخزون في تحديد المنتجات ذات الطلب القوي، مما يمكن الشركة من توجيه الأموال بفعالية نحو المنتجات المطلوبة بشكل كبير، وتجنب الإنفاق على منتجات غير مطلوبة.
• تجنب العجز: من خلال التعرف على المنتجات ذات الطلب المتزايد، يمكن للشركة التخطيط مسبقاً لتلبية هذا الطلب وتفادي نقص المخزون.
• رضا العملاء: باكتشاف المنتجات الأكثر مبيعاً، يمكن للشركة تحسين جودة المنتجات الأقل مبيعاً أو إجراء تعديلات عليها لجذب المزيد من العملاء.
• الحد من إهدار المخزون: عن طريق فهم متطلبات العملاء، يمكن للشركة تجنب تخزين كميات كبيرة من المنتجات التي قد تنتهي صلاحيتها، مما يسمح بوضع استراتيجيات إنتاج أكثر فعالية.
• تجنب تأخير الإنتاج: يساعد جرد المخزون في التنبؤ بالحاجة إلى المواد الخام بشكل مبكر، مما يتيح للشركة بدء إجراءات الحصول عليها قبل نفاد المخزون وتأخير عمليات الإنتاج.
• التفاوض: من خلال معرفة المنتجات ذات الطلب العالي، يمكن للشركة التفاوض مع الموردين على شروط أفضل وأسعار أقل لشراء كميات كبيرة من هذه المنتجات في المرات القادمة.

أوقات الجرد

لا شك أن عملية جرد المخزون هي المعيار الرئيسي عند تحديد القرارات التي من شأنها أن تسهم في ضخ المزيد من الأموال في جهة بعينها أو التوقف وإعادة ملئ الحسابات القديمة من جهة أخرى.

ولكن، متى هو الوقت المناسب لإجراء جرد المخزون؟

تختلف أوقات جرد المخزون من شركة لأخرى، وتعتمد على العديد من العوامل، مثل:

• حجم المخزون: فالشركات ذات المخزون الكبير قد تحتاج إلى إجراء جرد شهري أو ربع سنوي، بينما الشركات ذات المخزون الصغير قد تجد أن الجرد السنوي كافٍ.
• نوع المنتجات: فالمنتجات القابلة للتلف قد تتطلب جردًا أكثر تكرارًا، أما المنتجات غير القابلة للتلف قد تُجرى لها عملية جرد سنوية.
• سياسة الشركة: قد تفضل بعض الشركات إجراء جرد دوري منتظم، في حين تفضل شركات أخرى إجراء جرد عند الحاجة فقط.

من يقوم بعملية الجرد؟

جرد المخزون مهمة دقيقة تتطلب تعاونًا بين مختلف أقسام الشركة لضمان تحقيق أفضل النتائج، لذلك، تشكل إدارة الشركة أو المؤسسة لجنة لجرد المخزون تتكون من:

• المحاسب المالي للشركة: مسؤول عن الإشراف على العملية وضمان صحة البيانات المالية، لكونه يمتلك الخبرة في تقييم المخزون وتسجيله.
• عضو فني: مسؤول عن تقييم حالة المخزون وتحديد أي تلف أو عيوب، وله خبرة طويلة في مجال المنتجات المخزنة.
• أمين المخزن: مسؤول عن توفير الوصول إلى المخزون وتسهيل عملية الجرد، ويمتلك المعرفة الدقيقة بمحتويات المخزون.
• عامل أو أكثر بحسب كمية المخزون: مسؤولون عن مساعدة الفريق في عملية الجرد، مثل العد والتصنيف، ويساهمون في تسريع العملية وضمان دقة البيانات.

يمكن أن تشارك أقسام أخرى في عملية الجرد، مثل:

1. قسم المشتريات: يساعد في تقييم مستويات المخزون واحتياجات الشركة، ويقدم معلومات حول أسعار السوق وتاريخ الشراء.
2. قسم المبيعات: يقيم توقعات الطلب على المنتجات، ويقدم معلومات حول حركة المخزون وسرعة البيع.

كيف تقوم بجرد المخزون في البدر؟

هل تبحث عن طريقة ذكية لتنظيم مخزونك وضمان كفاءة عملياتك؟ برنامج إدارة الجرد من البدر هو الحل الأمثل، سواء كنت تفضل الجرد الشهري أو السنوي، يوفر لك البرنامج:

مطابقة المخزون الفعلي مع البيانات المسجلة

• وداعاً للضياع والتناقضات
• تحكم دقيق في كميات المخزون.

تقييم المنتجات بدقة

• مواصفات، جودة، صلاحية، احتياجات… كل شيء تحت السيطرة.
• اتخاذ قرارات ذكية لتحسين إدارة المخزون.

استبعاد المنتجات غير المرغوبة

• توفير مساحة تخزين وزيادة كفاءة العمليات.
• تجنب الخسائر والتكاليف الإضافية.

طريقة جرد المخازن في برنامج البدر للمبيعات اليومية

نتبع الخطوات التالية:

1. اختر الأصناف من القائمة.

2.اضغط تحميل ملف إكسل.

3. قم بفتح ملف الإكسل وستظهر البيانات كاملة وبإمكانك التعديل عليها.

4. بعد عمل جرد على الأصناف و التأكد لمطابقتها للإعداد يتم عمل شيت اكسل امتداد xls يحتوى على كود الصنف و الكمية الجديدة ثم قم بحفظ الملف.

5. قم برفع الملف الذى تم حفظه على البرنامج لكى يتم تعديل الإعداد بالأعداد الفعلية التي وجدت في الجرد من الأصناف.

لتجربة البرنامج تجربة مجانية من هنا

فيديو تعريفي للبرنامج من هنا